Durch E-Mail-Archivierung Zeit und Geld sparen

Unzählige Mails befinden sich täglich im Postfach: Kein Wunder, dass Mitarbeiter Nachrichten löschen, wenn ein Vorgang abgeschlossen scheint. Doch bei einer Auseinandersetzung mit einem Kunden kann es teuer werden, wenn sich der entsprechende E-Mail-Verkehr zu einem Großauftrag nicht mehr finden lässt. Sind steuerlich und geschäftlich relevante E-Mails gelöscht, verstößt dies zudem gegen die gesetzlich vorgeschriebene Pflicht sie revisionssicher zwischen sechs und zehn Jahre aufzubewahren. Ein E-Mail-Archivierungssystem wie der Mailofant der SpaceNet AG helfe Unternehmen Zeit für E-Mail-Suche und finanziellen Schaden zu ersparen.

Ein zentrales Mailarchiv erleichtert den täglichen Umgang mit der E-Mail-Flut, hilft Informationen und Wissen besser zu sichern und entlastet die eigenen Mitarbeiter. Eine Möglichkeit ist ein unternehmenseigenes Archivierungssystem. Das ist jedoch schnell sehr zeit- und kostenintensiv. Folgekosten für Wartung und weitere Server sind nur schwer abzuschätzen.

Weniger aufwendig und günstiger ist es, die Mailarchivierung auszulagern. Bei einer Lösung wie dem Mailofant speichere das E-Mail-Archiv automatisch alle gesendeten und empfangenen Mails in zwei nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. E-Mail-Programm und -server bleiben leistungsfähig, da der eigene Mailserver von Spam und Viren gar nicht erst belastet wird.

Der Mailofant spart den Mitarbeitern Arbeitszeit, da sie nicht entscheiden müssen, welche Mails steuerlich oder geschäftlich relevant sind. Unternehmen erfüllen mit einem revisionssicheren, d.h. lückenlosen und unveränderbaren Mailarchiv die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS).

Mithilfe einer intelligenten Volltext-Suchfunktion lassen sich Mails, abhängig von der Größe des Archivs, in Sekunden wiederfinden. Die Vergabe von Schlagworten oder eine Ordnerstruktur sind nicht notwendig. Erst jüngst hat eine IBM-Studie1 ergeben, dass Mitarbeiter in ihrem unsortierten Posteingang mit der Suchfunktion Mails viel schneller wiederfinden können als eine Vergleichsgruppe per Hand in Unterordnern ihres Posteingangs. Mitarbeiter greifen auf ihre archivierten Mails über eine Weboberfläche oder über einen individuellen Archivordner zu.

Für den Mitarbeiter sieht das Archiv seiner eigenen Nachrichten aus wie ein gewöhnlicher Ordner in seiner bekannten Mailanwendung, nur mit dem Unterschied, dass er das Archiv nicht verändern kann. Verwendet wird dafür das IMAP Protokoll. Die Zugriffsrechte jedes Mitarbeiters umfassen dabei nur die selbst versendeten sowie die direkt und in Kopie (CC) empfangenen Nachrichten. Steht eine Betriebsprüfung bevor, können die Daten mit wenigen Klicks auch bei Bedarf extrahiert werden, um sie beispielsweise auf eine CD auszulagern.

Bildquelle: © Rainer Sturm www.pixelio.de

Autor(en): salesbusiness

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